Det går att koppla Casa till Fortnox. Det innebär att casa kan skicka över fakturaunderlag till Fortnox som skapar fakturor automatiskt, därefter loggar du in i Fortnox för att skicka ut dessa fakturor. Skulle något inte stämma på fakturan som lästs över går det att justera manuellt i Fortnox.

Koppla Casa till Fortnox

• Du kopplar CASA till Fortnox på “Fortnox inställningar” under inställningar i Casa. Du behöver vara Superanvändare för att se denna inställning.
• För att kunna genomföra kopplingen hela vägen krävs att man har rättigheter i Fortnox som tillåter dig att göra en sådan koppling.
• Du väljer vid kopplingen vilket konto och/eller artikel som ska vara default i Casa. Väljs något annat under Extra kostnader så skriver det över. Däremot så sätts alltid kurskostnaden på den förvalda kontot/artikeln som är valt i casa som helhet.
• Vill du att ett specifikt projekt ska kopplas till ett projekt i Fortnox kan du välja detta under projekt i Casa, välj i rullistan under ”Fakturaprojekt”.

Betalningsvillkor

I dagsläget skriva Casa inte över information som finns i Fortnox, men utveckling sker just nu som gör att det framåt kommer vara så att den information som finns i Casa kommer att skriva över ev. information som finns på befintliga kunder i Fortnox.

• På företag sätts betalningsvillkoren, default är 30 dagar men går att justera.
• På företag går det även att bestämma hur många dagar innan ett kurstillfälle just detta företag ska faktureras, default är 30 dagar. Dvs. om du har som rutin att fakturera kurser 30 dagar innan kursstart, men ett specifikt företag ska faktureras endast 14 dagar innan så ändrar man till 14 dagar här.

Fakturering

• På kurser och kurstillfällen kan man lägga till extra kostnader (t ex. konferenspaket eller annat som tillkommer utöver kurskostnaden). På dessa kan du välja ett annat konto och/eller artikel som denna kostnad ska bokföras på. Väljs inget sätts det på samma som är default i Casa.
• För att fakturera ett kurstillfälle så drar man i reglaget ”Fakturerad” som finns på kurstillfällesinformationen.
• Vill du skapa automatisk fakturering så sätts detta med en action per kurstillfälle. Välj under typ "Automatisk fakturering av kurstillfälle" och bestäm hur många dagar innan kurstillfället fakturering ska ske.
• Ska endast en enskild deltagare på ett kurstillfälle faktureras kan du göra det genom att högerklicka på deltagaren, visa faktura och välja fakturastatus ”Fakturera nu”.
• För att en faktura ska skickas krävs det att:
  • Kursen har status aktiv
  • Deltagaren har status bokad
  • Fakturastatus på deltagaren är satt till Ska faktureras eller Fakturera nu
• Om en deltagare bokas in efter att fakturering aktiverats på ett kurstillfälle så kommer denne att faktureras automatiskt, dvs. man behöver inte aktivt göra något för att den ska skickas.
  Däremot - om en ny deltagare som bokar sig INTE ska faktureras (t ex. tar en kollegas plats som redan är fakturerad) så måste man ändra fakturastatus till Fakturerad så fakturan inte skickas!
• Under deltagare - Sök faktura visas alla fakturor som skickats från Casa och där kan du också se vilken status de har, samt fakturadatum. Bra för att tex. söka fram statusen Fakturafel för att se om något behöver rättas.
• Casa kollar var 30:e minut om något ska faktureras och skickar iväg, det läses dock över till Fortnox till kommande dag. Dvs. väljer du att fakturera en kurs idag är det först imorgon som de finns i Fortnox.
• Fakturastatus Fakturerad visas när den laddats över till Fortnox (du måste därefter skicka iväg fakturan från Fortnox för att de ska skicka ut till kund).

Olika fakturastatus

Avvakta med fakturan – Fakturan kommer inte att laddas över till Fortnox även om kursen deltagaren är bokad på faktureras.

Betald – Visar att fakturan är betald. OBS! Visas endast om hela fakturan är betald, ev. delbetalningar eller dylikt måste hanteras manuellt.

Fakturafel – Något har blivit fel vid överläsningen och fakturan har inte lästs över till Fortnox. Undersök att alla delar finns med, som t ex. organisationsnummer och faktureringsadress.

Fakturera nu – Används om du vill att en faktura ska läsas över direkt. T ex. om en deltagare ska faktureras före/efter andra eller dylikt.

Fakturerad – Fakturan har laddats över till Fortnox eller statusen är vald för att deltagaren fakturerats manuellt eller på annat vis. Denna status gör att en faktura inte kommer att läsas över till Fortnox även om kursen faktureras.

Ska faktureras – Statusen sätts som default på alla nya bokningar. Innebär att fakturan kommer att läsas över till Fortnox när kurstillfället markeras som Fakturerad via manuella reglaget eller automatisk action.